Hinweisgebersystem „Trust Line“

Bei der Gütermann GmbH haben Sie die folgenden Möglichkeiten, Meldungen unkompliziert einzureichen:

• Per Post (siehe Kontakt unten)
• Per E-Mail: Nutzen Sie das eigens eingerichtete Mailpostfach whistleblower@guetermann.com
• Über unser Hinweisgebersystem „Trust Line“, auch anonym
• Telefonisch: Kontaktieren Sie die eigens eingerichtete Telefonhotline +49 7681 21 200

Sie können diese Meldewege gerne kombinieren oder mit uns, falls Sie das möchten, ein persönliches Gespräch vereinbaren.

Die Gütermann GmbH hat eine zentrale Anlaufstelle eingerichtet, die höchsten Wert auf Vertraulichkeit legt. Sowohl die Telefonhotline als auch die E-Mail-Adresse whistleblower@guetermann.com leiten Ihre Meldungen direkt an die zentrale Anlaufstelle weiter.

Bitte beachten Sie:
Bei postalischen Meldungen, E-Mails oder Anrufen an die Telefonhotline könnte Ihre Identität unter Umständen erkannt werden. Wenn Sie einen anonymen Brief ohne Rücksendeadresse senden oder bei einem Anruf die Rufnummer unterdrücken, haben wir keine Möglichkeit, mit Ihnen in Kontakt zu treten oder Ihnen den Fortschritt zu Ihrer Meldung mitzuteilen.

Falls Sie jedoch strikt anonym bleiben möchten und dennoch Rückmeldung zu Ihrer Meldung wünschen, nutzen Sie bitte unser Hinweisgebersystem „Trust Line“.

In ihrem digitalen Hinweisgebersystem „Trust Line“ (siehe Link unten) bietet die Gütermann GmbH Ihnen die Option, Meldungen vollständig anonym abzugeben.

Falls Sie freiwillig personenbezogene Informationen bereitstellen, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten ausschließlich zur Untersuchung der gemachten Meldung genutzt. Diese Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Klärung der gemeldeten Angelegenheit sowie für die endgültige Bearbeitung notwendig ist. Dies umfasst die Beseitigung möglicher festgestellter Mängel und die Abwicklung gegebenenfalls damit zusammenhängender rechtlicher Verfahren. Nach diesem Zeitpunkt werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann aufbewahrt, wenn dies aufgrund gesetzlicher, behördlicher oder vertraglicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist oder durch geltendes Recht erlaubt ist.

Falls Sie Ihre Meldung nicht über Trust Line anonym abgeben (z. B. kein Absender im Brief, Unterdrückung der Telefon-Nummer) können wir sie leider nicht auf dem Laufenden halten.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Meldung anonym übermitteln oder personenbezogene Daten angeben, sind für eine effektive Untersuchung die Angaben zu den „4 W – Wer? Was? Wann? Wo?“ von großer Bedeutung:

WER ist Ihrer Meinung nach in den Verstoß verwickelt?

WAS ist genau vorgefallen? (Im digitalen Hinweisgebersystem „Trust Line“ haben wir Kategorien vorbereitet, die Ihnen zur besseren Einordnung dienen. Eine detaillierte Beschreibung des Vorfalls bildet die Grundlage unserer Untersuchungen.)

WANN hat der gemeldete Vorfall stattgefunden?

WO hat sich der gemeldete Vorfall ereignet?

Je umfassender Sie diese Fragen in Ihrer Meldung beantworten, desto effektiver können wir die Untersuchung durchführen.

Nachdem wir Ihren Hinweis erhalten haben, wofür wir Ihnen innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung zukommen lassen, wird die zentrale Meldestelle der Gütermann GmbH die Notwendigkeit einer eingehenden Untersuchung prüfen. Eine solche Untersuchung kann durch interne oder externe Fachleute für Untersuchungen durchgeführt werden.

Es sind wenige speziell benannte Personen für interne Untersuchungen verantwortlich. Je nach Inhalt Ihres Hinweises wird vertraulich entschieden, ob interne Abteilungen einbezogen werden sollen. Die relevanten Managementbereiche, die auch für die Behebung von im Zuge der Hinweisbearbeitung aufgedeckten Mängeln verantwortlich sind, können einbezogen werden. Falls Ihr Hinweis andere Unternehmen in der Elevate Textiles Gruppe betrifft, werden die zuständigen Stellen in diesen Gesellschaften informiert, es sei denn, Sie äußern ausdrücklich den Wunsch, dass dies nicht geschieht. Zudem entscheiden die für die Untersuchung benannten Personen über die Hinzuziehung externer Fachkräfte.

Die Einbindung externer Fachleute wie Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder forensische Experten, die im Auftrag der Gütermann GmbH Ihren Hinweis prüfen, unterliegen vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen zur Wahrung der Vertraulichkeit bezüglich der von Ihnen mitgeteilten Informationen.
Während der Untersuchungen können Personen, über die ein Hinweis auf mögliche Gesetzesverstöße vorliegt, möglicherweise informiert und befragt werden. Falls dies als relevant erachtet wird oder gesetzlich vorgeschrieben ist, haben diese Personen während des Untersuchungsverlaufs die Gelegenheit, zu dem Hinweis Stellung zu nehmen.

Des Weiteren könnte die Gütermann GmbH unter Umständen dazu verpflichtet sein, bestimmten staatlichen Stellen, vor allem staatlichen Ermittlungsbehörden oder Gerichten, Informationen über Gesetzesverstöße zur Verfügung zu stellen. In Fällen von Informationsanfragen, Auskunftsverpflichtungen oder gerichtlichen Beschlagnahmen sind wir nicht in der Lage, die von Ihnen bereitgestellten Informationen zurückzuhalten.

Als Hinweisgeber werden Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums, spätestens jedoch innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Erhalts Ihrer Meldung über das Ergebnis der Untersuchung des gemeldeten Verstoßes sowie etwaige getroffene Maßnahmen informiert. Diese Verpflichtung zur Rückmeldung besteht weiterhin, auch wenn längere Untersuchungen noch kein abschließendes Ergebnis erbracht haben. In diesem Fall wird Ihnen lediglich der aktuelle Fortschritt der Ermittlungen mitgeteilt.

Nach Beendigung der Überprüfung wird Ihr Bericht gemäß den Vertraulichkeitsrichtlinien dokumentiert und nach Ablauf von drei Jahren nach Verfahrensabschluss gelöscht.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie vor jeder Meldung ausreichenden Grund zur Annahme haben, dass die darin enthaltenen Informationen wahrheitsgemäß sind.

Deshalb bitten wir Sie, nur solche Informationen zu übermitteln, von denen Sie nach bestem Wissen glauben, dass sie korrekt sind. Wenn Sie absichtlich falsche oder irreführende Informationen bereitstellen, müssen Sie möglicherweise mit Konsequenzen rechnen. Das bewusste Verbreiten von falschen Informationen kann in vielen Ländern rechtliche Folgen haben. Bitte übermitteln Sie uns keinerlei Informationen, wenn dies gemäß den Gesetzen Ihres Landes strafbar ist.

Wir möchten darauf hinweisen, dass Personen oder staatliche Stellen, die von Ihrer Meldung betroffen sind, unter Umständen das Recht haben, Informationen anzufordern oder Maßnahmen zu ergreifen. Dies könnte insbesondere dann der Fall sein, wenn die betroffene Person behauptet, dass die gegen sie erhobenen Vorwürfe wissentlich oder fahrlässig unwahr sind und deshalb rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Ja, das Hinweisgebersystem von der Gütermann GmbH hindert Sie nicht daran, Ihren Hinweis an eine externe Meldestelle zu richten. Diese wurden vom Staat eingerichtet. Die staatliche Hauptmeldestelle ist beim Bundesamt für Justiz angesiedelt. Es gibt zusätzlich noch spezielle externe Meldestellen. Für Verstöße bei Finanzgeschäften ist die bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen eingerichtete Meldestelle zuständig. Außerdem gibt es eine externe Meldestelle beim Bundeskartellamt, an die Meldungen bei Kartellrechtsverstößen abgegeben werden können.

Wenn Sie einen Hinweis abgeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bei der Annahme, Prüfung und Untersuchung des Hinweises gemäß dieser Datenschutzinformation.

Zu den Datenschutzinformationen für Hinweisgeber